Kiekviena diena, kai sandoris „kabo” tame pačiame etape be jokio veiksmo, mažina tikimybę jį laimėti. Parodome, kaip automatizacija gali sutrumpinti pardavimo ciklą be papildomo darbo krūvio komandai.

Vidutinis pardavimo ciklas B2B sektoriuje užtrunka savaitėmis, o kartais – mėnesiais. Dažniausia priežastis, kodėl jis užsitęsia, nėra kliento abejonės – tai pamiršti tolesni žingsniai, pavėluoti atsakymai ir rankiniu būdu atliekamos užduotys, kurias lengva atidėti „vėliau”.

Kur pardavimo ciklas sustoja dažniausiai

Trys vietos, kuriose sandoriai „užstringa” ilgiausiai: pasiūlymo parengimas, sekimas po pirmo susitikimo ir sutarties pasirašymo etapas. Visose trijose problema ta pati – veiksmas priklauso nuo to, ar žmogus prisimins jį atlikti.

Kaip automatizacija sutrumpina laiką iki sandorio

1. Kai sandoris pereina į naują etapą, atsakingam pardavėjui automatiškai priskiriama užduotis su terminu
2. Jei kontaktas neatsako per nustatytą laiką, sistema primena arba siunčia tolesnį laišką pati
3. Pasiūlymai generuojami iš šablonų su iš anksto suvestais kainos ir sąlygų laukais
4. Vadovas mato, kurie sandoriai „stovi vietoje” ilgiau nei įprasta, dar prieš tai tampant problema
5. Po sandorio laimėjimo automatiškai paleidžiamas onboarding procesas, o pardavėjas grįžta prie naujų kontaktų

Rezultatas: Sandoriai nebejuda savaime tik tada, kai pardavėjas prisimena juos pastumti. Ciklas trumpėja, o komanda tuo pačiu metu gali valdyti daugiau aktyvių sandorių.

Įrašas Kaip sutrumpinti pardavimo ciklą naudojant CRM automatizaciją pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Klientas beveik niekada iš anksto nepasako, kad ruošiasi jūsų atsisakyti. Tačiau jo elgesys – rečiau atsakomi laiškai, vėluojantys mokėjimai, sumažėjęs aktyvumas – tai parodo gerokai anksčiau. Klausimas tik, ar kas nors tai pastebi laiku.

Dauguma įmonių sužino apie kliento nusivylimą tik tada, kai jis jau atsisako paslaugos ar sutarties nebepratęsia. Tuo metu jau per vėlu ką nors keisti – sprendimas priimtas anksčiau.

Kokius signalus atpažįsta DI

Dirbtinis intelektas analizuoja ne vieną faktą, o modelį: kaip pasikeitė susirašinėjimo dažnis, ar ilgėja atsakymo laikas, ar sumažėjo užsakymų suma, palyginti su ankstesniais mėnesiais. Vienas signalas retai reiškia problemą – bet kelių signalų derinys jau yra rizikos ženklas.

Ką su tuo daryti praktiškai

• Sistema pažymi kontaktą kaip rizikingą ir apie tai informuoja atsakingą vadybininką
• Pasiūlomas konkretus veiksmas – skambutis, asmeninis susitikimas ar specialus pasiūlymas
• Vadovas mato visus rizikingus klientus vienoje ataskaitoje, o ne pasiskirsčiusius per skirtingus kanalus
• Po veiksmo sistema stebi, ar situacija pagerėjo, ar reikia tolesnio dėmesio

Rezultatas: Vietoj to, kad sužinotumėte apie problemą sutarties nutraukimo laiške, gaunate galimybę į ją reaguoti savaitėmis anksčiau – kol klientą dar galima išlaikyti.

Įrašas Kaip DI padeda pastebėti klientus, kurie ruošiasi atšalti pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Kai komanda dirba iš skirtingų miestų ar net šalių, klausimas „kuo šiuo metu užsiimi?” tampa sunkesnis, nei turėtų būti. Parodome, kaip skaidrumą galima palaikyti be nuolatinių statuso pasitarimų.

Biure pakanka pasižiūrėti į kolegos ekraną ar užduoti klausimą praeinant pro šalį. Nuotoliniame darbe tokios galimybės nėra – todėl atsiranda pagunda organizuoti vis daugiau susitikimų, kurių vienintelis tikslas yra sinchronizacija.

Kodėl susitikimai neišsprendžia problemos

Statuso pasitarimas parodo situaciją tik tuo momentu, kai jis vyksta. Praėjus valandai po pasitarimo situacija jau gali būti pasikeitusi, o naują informaciją vėl reikia pasakoti žodžiu – kitame pasitarime.

Kaip atrodo skaidrumas be pasitarimų

1. Kiekviena užduotis turi aiškų statusą, atsakingą asmenį ir terminą, matomą visiems be klausimo
2. Komentarai prie užduoties pakeičia trumpus „ar baigei?” pokalbius Slack’e ar el. paštu
3. Vadovas mato apkrovą visos komandos mastu – kas perkrautas, kas gali imtis naujos užduoties
4. Savaitės ataskaita generuojasi automatiškai iš atlikto darbo, o ne iš atskiro rašymo „ką nuveikiau”

Rezultatas: Komanda lieka sinchronizuota nepriklausomai nuo laiko juostos ar darbo grafiko. Pasitarimai lieka tik sprendimams priimti, o ne statusui pasitikrinti.

Įrašas Nuotolinė komanda be chaoso: kaip išlaikyti skaidrumą per atstumą pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Pardavimų ataskaitos gali rodyti dešimtis skaičių, tačiau realiai valdymui reikalinga tik saujelė metrikų. Pristatome penkias, kurios parodo, kur reikia dėmesio šiandien, o ne praėjusį ketvirtį.

Daug pardavimų vadovų stebi bendrą pardavimų sumą ir tuo apsiriboja. Problema ta, kad ši metrika parodo rezultatą, bet ne priežastį – kai suma krenta, jau per vėlu keisti tai, kas ją lėmė.

Penkios metrikos, kurios iš tikrųjų padeda

1. Vidutinis sandorio uždarymo laikas – rodo, ar procesas greitėja, ar lėtėja
2. Konversijos rodiklis tarp etapų – parodo, kuriame lieke prarandama daugiausiai potencialių klientų
3. Aktyvių sandorių skaičius vienam pardavėjui – padeda pastebėti perkrovą ar per mažą apkrovą
4. Atsako laikas naujam kontaktui – tiesiogiai koreliuoja su konversijos tikimybe
5. Pakartotinių pirkimų dalis – parodo, ar augimas priklauso tik nuo naujų klientų paieškos

Kodėl svarbu jas matyti kartu, o ne atskirai

Viena metrika be konteksto gali klaidinti. Pavyzdžiui, ilgas sandorio uždarymo laikas gali reikšti tiek problemą, tiek tai, kad pardavėjas dirba su didesniais ir vertingesniais klientais. Tik matant metrikas kartu galima priimti pagrįstą sprendimą.

Rezultatas: Vietoj dešimčių skaičių, kurių niekas realiai neanalizuoja, komanda stebi penkis rodiklius, kurie iš tiesų nurodo, kur reikia keisti procesą.

Įrašas 5 metrikos, kurias turėtų stebėti kiekvienas pardavimų vadovas pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Persijungimas tarp pašto dėžutės, kalendoriaus, sąskaitų programos ir CRM sistemos per dieną atima daugiau laiko, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Parodome, kaip šiuos įrankius sujungti į vieną darbo eigą.

Vidutinis darbuotojas per dieną persijungia tarp kelių atskirų programų dešimtis kartų. Kiekvienas persijungimas – tai ne tik prarastos sekundės, bet ir prarastas dėmesio fokusas, kurį reikia atgauti iš naujo.

Kodėl atskiri įrankiai kainuoja brangiau, nei atrodo

Kai el. laiškas, susitikimas ir sąskaita gyvena trijose skirtingose sistemose, informacija apie klientą niekada nebūna pilna vienoje vietoje. Norint suprasti visą kontekstą, reikia atsidaryti tris langus ir sudėti vaizdą pačiam.

Kaip atrodo sujungta darbo eiga

• El. laiškai su klientu automatiškai priskiriami prie jo kortelės CRM sistemoje
• Susitikimas kalendoriuje sukuria įrašą kontakto istorijoje be papildomo veiksmo
• Sąskaita išrašoma tiesiai iš sandorio kortelės, naudojant jau turimus kliento duomenis
• Visa istorija – susirašinėjimas, susitikimai, sąskaitos – matoma viename lange, o ne penkiuose

Rezultatas: Nebereikia prisiminti, kurioje programoje ieškoti informacijos. Visas kliento kontekstas yra vienoje vietoje, o darbuotojo dėmesys lieka ties darbu, ne persijungimais.

Įrašas Vienas langas vietoj penkių: kaip sujungti el. paštą, kalendorių ir sąskaitas pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Vienas pasiūlymas, siunčiamas absoliučiai visiems klientams vienodai, retai kada bus vienodai aktualus visiems. Parodome, kaip paprasta segmentacija gali gerokai pakelti atsako tikimybę.

Kai duomenų bazėje yra šimtai ar tūkstančiai kontaktų, kyla pagunda siųsti vieną bendrą žinutę visiems – taip greičiau. Bet greitis čia kainuoja: klientas, kuriam pasiūlymas neaktualus, jį tiesiog ignoruoja, o kito karto susidomėjimas jau mažesnis.

Pagal ką verta segmentuoti

Segmentacija nebūtinai turi būti sudėtinga. Dažniausiai pakanka kelių kriterijų: kliento pramonės šakos, ankstesnių pirkimų, aktyvumo lygio ar to, kuriame pardavimo etape jis šiuo metu yra.

Kaip tai atrodo praktiškai

1. Kontaktai automatiškai grupuojami pagal iš anksto nustatytus kriterijus, be rankinio filtravimo kiekvieną kartą
2. Kiekvienai grupei paruošiama žinutė, kalbanti apie tai, kas jai konkrečiai aktualu
3. Sistema stebi, kuri grupė reaguoja geriausiai, ir tai galima naudoti ateities pasiūlymams
4. Neaktyvūs kontaktai automatiškai atskiriami nuo tų, kurie šiuo metu aktyviai domisi

Rezultatas: Vietoj vieno bendro laiško visiems, kiekvienas klientas gauna žinutę, kuri jam iš tiesų aktuali – o tai tiesiogiai atsispindi atsako ir konversijos rodikliuose.

Įrašas Kaip segmentuoti klientus ir siųsti pasiūlymus, kurie iš tiesų aktualūs pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Projektas retai pavėluoja per vieną dieną. Jis vėluoja per savaites mažų, iš pažiūros nereikšmingų atidėjimų, kurių niekas nesustabdo laiku. Parodome, kaip šiuos požymius pastebėti anksčiau nei terminas jau praleistas.

Kai užduotis pavėluoja viena diena, tai retai kelia nerimą. Bet kai taip pavėluoja kelios užduotys iš eilės, o niekas to nesumuoja į bendrą vaizdą, projektas atsiduria situacijoje, kai termino jau nebeįmanoma pasiekti.

Ankstyvi vėlavimo požymiai

Dažniausi signalai: užduotys, kurios „kabo” tame pačiame statuse ilgiau nei įprasta, atsakingi asmenys, turintys daugiau aktyvių užduočių, nei realiai gali atlikti, ir priklausomybės tarp užduočių, kurios nebuvo įvertintos planavimo etape.

Kaip sistema padeda pastebėti tai laiku

• Projekto laiko juosta automatiškai perskaičiuojama, kai pavėluoja tarpinė užduotis
• Vadovas gauna pranešimą, kai užduotis stringa ilgiau nei nustatytas laikas, o ne sužino apie tai iš kliento klausimo
• Apkrovos vaizdas parodo, kurie komandos nariai realiai gali imtis papildomo darbo
• Priklausomybės tarp užduočių matomos iš anksto, o ne atrandamos tada, kai jau per vėlu

Rezultatas: Vėlavimą galima pastebėti tada, kai jį dar galima ištaisyti – perskirstant darbą ar koreguojant planą – o ne tada, kai apie tai jau tenka pranešti klientui.

Įrašas Kodėl projektai vėluoja ir kaip tai pastebėti anksčiau pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Daugelis įmonių pereina prie CRM sistemos per vėlai – tada, kai duomenų chaosas jau kainuoja prarastus klientus ir praleistas galimybes. Septyni ženklai, kurie parodo, kad laukti nebeverta.

CRM dažnai laikomas įrankiu „vėlesniam etapui”, kai verslas jau užaugęs. Realybėje problemos, kurias sprendžia CRM, atsiranda kur kas anksčiau – tiesiog jos dar neatrodo kritinės.

Septyni ženklai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį

1. Kliento informacija saugoma keliuose Excel failuose, kuriuos atnaujina skirtingi žmonės
2. Kai darbuotojas serga ar išeina atostogų, niekas negali tęsti jo pokalbio su klientu
3. Pasiūlymai ar susitarimai „pamirštami”, nes niekas jų nesekė sistemingai
4. Vadovas negali per penkias minutes pasakyti, kiek sandorių šiuo metu yra aktyvūs
5. Nauji darbuotojai mokosi procesų iš kolegų atminties, o ne iš aiškios sistemos
6. Klientai kartais gauna du skirtingus atsakymus iš dviejų komandos narių
7. Ataskaitos ruošiamos rankiniu būdu ir užtrunka valandas kiekvieną mėnesį

Kodėl verta reaguoti anksti, o ne laukti

Kuo ilgiau duomenys kaupiasi be sistemos, tuo sunkiau juos vėliau sutvarkyti. Perėjimas prie CRM, kol komanda dar nedidelė, yra kur kas paprastesnis nei bandymas tai daryti, kai chaosas jau įsišaknijęs.

Rezultatas: Jei atpažinote bent tris iš septynių ženklų, tai jau signalas – ne kad CRM „būtų naudingas”, o kad jo šiuo metu trūksta.

Įrašas 7 ženklai, kad jūsų verslui jau reikia CRM sistemos pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

KPI ir OKR dažnai naudojami taip, lyg tai būtų tas pats dalykas skirtingais pavadinimais. Iš tikrųjų jie sprendžia skirtingas problemas. Parodome, kada verta rinktis vieną, kada – kitą, ir kaip juos susieti su realiais rezultatais.

KPI matuoja, ar veikla vyksta stabiliai – pardavimų suma, klientų aptarnavimo laikas, konversijos rodiklis. OKR nustato kryptį – kur komanda nori atsidurti per ateinantį ketvirtį, kurio šiuo metu dar nėra.

Kada tinka KPI, o kada – OKR

KPI geriausiai tinka nuolatiniams procesams, kuriuos reikia palaikyti stabilius. OKR labiau tinka, kai komanda siekia pokyčio – naujos rinkos, naujo produkto ar esminio proceso patobulinimo, kuriam reikia aiškaus, ambicingo tikslo.

Kodėl tikslai dažnai neduoda rezultatų

• Tikslas nustatomas kartą per ketvirtį ir tada pamirštamas iki kito peržiūros susitikimo
• Nėra aiškaus ryšio tarp kasdienio darbo ir bendro tikslo – žmonės nemato, kaip jų užduotys prisideda
• Progresas matuojamas subjektyviai, o ne konkrečiais skaičiais
• Tikslai nustatomi vadovybės, bet niekada neatnaujinami, kai situacija rinkoje pasikeičia

Kaip sistema padeda tikslus paversti veiksmais

Kai tikslas susietas su konkrečiomis metrikomis ir jos atnaujinamos automatiškai iš realių pardavimų ar projektų duomenų, progresą matyti kiekvieną dieną, o ne tik ketvirčio pabaigoje.

Rezultatas: Tikslai nustoja būti dokumentas, prie kurio grįžtama kartą per tris mėnesius, ir tampa aiškiu kasdienio darbo orientyru.

Įrašas KPI ar OKR: kaip nustatyti tikslus, kurie tikrai veda prie rezultatų pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.

Augimas be sistemos dažnai reiškia ne daugiau pelno, o daugiau chaoso – daugiau klientų, kuriuos sunkiau prižiūrėti, ir daugiau procesų, kurie priklauso nuo vieno žmogaus atminties. Parodome, kaip CRM padeda augti neprarandant kontrolės.

Kai verslas auga greitai, dažniausia klaida – manyti, kad sistemą galima susitvarkyti vėliau, kai bus „daugiau laiko”. Realybėje kuo greičiau auga verslas, tuo brangiau kainuoja kiekvienas mėnuo be tvarkos duomenyse ir procesuose.

Kur augimas be sistemos sulaužo procesus

Kol klientų yra dešimt, viską galima atsiminti. Kai jų šimtas, atmintis nebeveikia – reikia sistemos, kuri prisimena vietoj žmogaus: kas kada susisiekė, ką pažadėjo, koks sandoris kuriame etape.

Kaip CRM palaiko augimą praktiškai

1. Nauji darbuotojai įsitraukia į procesą greičiau, nes viskas – nuo šablonų iki istorijos – jau yra sistemoje
2. Kliento aptarnavimo kokybė nekrenta didėjant klientų skaičiui, nes procesai standartizuoti
3. Vadovas mato realų vaizdą, kada reikia samdyti papildomą žmogų, o ne sprendžia tai intuityviai
4. Duomenys apie augimą – kur jis vyksta greičiausiai, kur lėčiausiai – padeda investuoti į tinkamas sritis

Rezultatas: Verslas gali augti, nekeisdamas įrankių kas kelis mėnesius ir neprarasdamas kontrolės virš to, kas iš tikrųjų vyksta su klientais ir komanda.

Įrašas Kaip CRM padeda paruošti verslą spartesniam augimui pirmą kartą pasirodė Adveits CRM+.