Projektas gali būti baigtas laiku ir vis tiek būti nuostolingas. Biudžeto sekimas parodo tai, ko neparodo terminų laikymasis.
Dažna klaida – biudžetas suplanuojamas projekto pradžioje ir daugiau prie jo negrįžtama iki pat pabaigos. Terminas laikomas svarbiausiu rodikliu, nes jis matomas kiekvieną dieną – kalendoriuje, susitikimuose, kliento klausimuose. Biudžetas, priešingai, dažnai matomas tik du kartus: planavimo etape ir uždarant projektą. Tarp šių dviejų taškų jis gyvena savo gyvenimą, kurio niekas nestebi.
Kodėl tai kelia riziką
Kai išlaidos nesekamos eigoje, nuostolis paaiškėja tik projektui pasibaigus – tuo metu jo pakeisti jau nebeįmanoma. Papildomos valandos, neplanuotos peržiūros, kliento paprašyti pakeitimai – kiekvienas iš jų atskirai atrodo nereikšmingas, bet susisumavęs gali paversti pelningą projektą nuostolingu.
Ką verta matyti projekto eigoje
- Planuotą ir faktiškai išleistą sumą vienoje vietoje, atnaujinamą realiu laiku, ne tik mėnesio pabaigoje
- Įspėjimą, kai išlaidos artėja prie biudžeto ribos, o ne kai jau ją peržengė
- Ryšį tarp konkrečios užduoties ir jai priskirtų išlaidų, o ne tik bendrą, sunkiai išskaidomą sumą
Ką daryti su šia informacija
Matydamas, kad projektas artėja prie biudžeto ribos praėjus tik pusei termino, vadovas turi realią galimybę reaguoti – susiaurinti darbo apimtį, perkalbėti sąlygas su klientu arba tiesiog atidžiau sekti likusią eigą. Be šio matomumo, tas pats sprendimas priimamas jau po fakto, kai vienintelė galimybė – priimti nuostolį ir pasimokyti kitam kartui.
Išbandyti Adveits CRM+